Newsletter-Software vergleichen: Vergleichstabelle nach neutralen Kriterien

Zuletzt geprüft: 02.11.2026

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Ranglisten „der besten Newsletter-Tools“ gibt es viele. Nicht immer ist erkennbar, ob ihre Herausgeber an den Empfehlungen verdienen, und selten passen ihre Kriterien genau zu Ihrem Vorhaben. Diese Seite zeigt, wie Sie Versandsysteme selbst vergleichen: welche Arten es gibt, wie Preismodelle funktionieren und welche Fragen Sie jedem Anbieter stellen sollten. Die sieben Grundkriterien stehen auf der Seite Newsletter-Tool wählen; hier geht es um den Vergleich im Detail.

Drei Arten von Versandsystemen

Art	So funktioniert es	passt, wenn …	beachten
Dienst im Internet (Software as a Service)	Sie mieten das System; der Anbieter betreibt Server, Versand und Rücklaufverarbeitung	Sie schnell und ohne eigene Technik starten wollen	Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Serverstandort, Kosten bei wachsender Liste
Funktion im Shop, CRM oder Vereinsprogramm	Ihr vorhandenes System verschickt auch Newsletter	Daten schon dort liegen und die Ansprüche überschaubar sind	Zustellbarkeit und Abmeldung mit einem Klick prüfen; oft weniger Auswertung
Selbst betriebene Software	Sie installieren ein Programm auf eigenem Server und versenden selbst oder über einen Versanddienst	Sie Technik im Haus haben und volle Kontrolle wollen	Wartung, Sicherheitsupdates, Ruf der eigenen IP-Adresse, Rückläufer selbst verarbeiten

Wer selbst versendet, muss die technischen Anforderungen der Postfachanbieter selbst erfüllen. Gmail verlangt etwa von allen Absendern gültige Forward- und Reverse-DNS-Einträge (PTR), die Übertragung über TLS sowie SPF oder DKIM;¹ ab 5.000 Nachrichten pro Tag kommen SPF und DKIM gemeinsam, DMARC und die Abmeldung mit einem Klick hinzu.¹ Einzelheiten: Anforderungen der Postfachanbieter.

Preismodelle verstehen

Modell	Abrechnung	rechnen Sie nach, wenn …
nach Kontakten	Zahl der gespeicherten Adressen, oft in Stufen	die Liste wächst oder abgemeldete Kontakte mitgezählt werden
nach versendeten E-Mails	Kontingent pro Monat oder Guthaben	Sie unregelmäßig und selten verschicken
Pauschale	fester Preis, Grenzen in den Bedingungen	Grenzen für Versandmenge oder Funktionen im Kleingedruckten stehen
Lizenz für selbst betriebene Software	einmalig oder jährlich, dazu Server und Versandweg	die Arbeitszeit für Betrieb und Updates mitgerechnet wird

Fragen Sie bei jedem Modell: Zählen abgemeldete oder gesperrte Adressen mit? Was kostet es, wenn die Liste um die Hälfte wächst? Welche Funktionen (Automationen, Tests, mehrere Nutzer) gibt es erst im teureren Tarif?

Die Fragen an jeden Anbieter

Anmeldung und Einwilligung

Gibt es Double-Opt-In, und wird jede Anmeldung mit Zeitpunkt, Formular, Wortlaut der Einwilligung und Bestätigung protokolliert? Die Datenschutzkonferenz schreibt zum Double-Opt-In-Verfahren: „Die Einwilligung muss vollständig nachweisbar sein, auch hinsichtlich ihres Wortlauts.“ (Orientierungshilfe Direktwerbung, Abschnitt 3.3, S. 11–12).²
Lassen sich diese Protokolle exportieren – auch nach einem Wechsel des Systems?

Zustellbarkeit

Signiert das System mit DKIM unter Ihrer Domain (RFC 6376), nicht nur unter der des Anbieters?
Unterstützt es die Abmeldung mit einem Klick nach RFC 8058 (List-Unsubscribe-Post)?
Hilft es beim DMARC-Eintrag und bei der Auswertung der Berichte (RFC 9989)?
Werden Rückläufer und Spam-Beschwerden automatisch verarbeitet?
Versenden Sie über geteilte IP-Adressen mit anderen Kunden oder über eigene?

Datenschutz

Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Art. 28 Abs. 3 DSGVO beginnt mit dem Satz: „Die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter erfolgt auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten, der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet […]“ (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).³
Wo stehen die Server, und werden Daten in Drittländer übermittelt? Art. 13 Abs. 1 DSGVO lautet auszugsweise: „Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, so teilt der Verantwortliche der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten Folgendes mit: […] gegebenenfalls die Absicht des Verantwortlichen, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln, […]“ (Art. 13 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).³
Lassen sich Öffnungs- und Klickmessung abschalten oder ohne Personenbezug nutzen?

Alltag

Gibt es Vorlagen, die auf dem Telefon gut lesbar sind, und eine Text-Version?
Können mehrere Personen mit getrennten Rechten arbeiten?
Welche Auswertung gibt es, und lässt sie sich exportieren?

Ausstieg

Kann ich alle Kontakte, Abmeldungen, Sperrlisten und Einwilligungsnachweise in einem gängigen Format exportieren?
Wie lange nach Kündigung sind die Daten abrufbar, und wann werden sie gelöscht?

Quellen

Orientierungshilfe der Aufsichtsbehörden zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung unter Geltung der DSGVO (Februar 2022), Datenschutzkonferenz (DSK), Abschnitt 1.1 (Begriff der Werbung, S. 3), 1.3.2 (Praxisfälle Interessenabwägung, Profiling, S. 5), 1.4.1 (Bestandskunden, S. 6), 2.1 (Informationspflichten, S. 7–8), 3.1 (Gestaltung der Einwilligung, S. 10–11), 3.2 (Visitenkarten, S. 11), 3.3 (Double-Opt-In-Verfahren, S. 11–12), 3.4 (Koppelungsverbot, S. 12), 3.5 (Gültigkeitsdauer, S. 13), 3.6 (besondere Kategorien, S. 14), 3.7 (Widerruf, Nachweis, S. 14–15), 4.2 (Impressumsdaten, S. 15), 4.3 (Beipack-Werbung, S. 15), 5.1–5.4 (Werbewiderspruch, S. 17–20); 1.3.1 (Grundsätzliches zur Interessenabwägung, S. 4) (abgerufen am 02.11.2026)
Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Erwägungsgründe 32, 43, 47, Art. 4, 5, 6, 7, 8, 9, 13, 21, 25 und 28, Europäische Union (EUR-Lex), Erwägungsgründe 32, 43 und 47; Art. 4 Nr. 4 und 11, Art. 5 Abs. 1 lit. c, Art. 6 Abs. 1 (lit. a, b und f), Art. 7 Abs. 1 bis 4, Art. 8 Abs. 1, Art. 9, Art. 13 Abs. 1 und 2, Art. 21 Abs. 2 bis 4, Art. 25 Abs. 2, Art. 28 Abs. 3 DSGVO; zusätzlich Art. 4 Nr. 7, Art. 13 Abs. 1 lit. d, Art. 28 Abs. 1 und 9, Erwägungsgrund 47 Sätze 1, 2 und 4 (abgerufen am 02.11.2026)

Vergleichstabelle zum Ausfüllen

Übertragen Sie die Tabelle in eine Tabellenkalkulation, eine Spalte je Anbieter. Bewerten Sie nur, was der Anbieter schriftlich bestätigt (Website, Vertrag, Antwort auf Ihre Anfrage).

Kriterium	Anbieter 1	Anbieter 2	Anbieter 3
Double-Opt-In mit exportierbarem Protokoll
DKIM mit eigener Domain
Abmeldung mit einem Klick (RFC 8058)
Automatische Verarbeitung von Rückläufern und Beschwerden
Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Serverstandort, Drittlandübermittlung
Messung abschaltbar
Kosten heute (Ihre Listengröße)
Kosten bei 50 % mehr Kontakten
Export aller Daten bei Kündigung
Support (Sprache, Erreichbarkeit)

Testen vor dem Vertrag

Viele Systeme bieten kostenlose Tarife oder Testzugänge. Nutzen Sie sie für einen echten Probelauf: eigene Domain einrichten, eine Ausgabe an eigene Postfächer bei mehreren Anbietern schicken, die Kopfzeilen auf SPF, DKIM und DMARC prüfen, sich über den Link und über „Abbestellen“ im Postfach abmelden und kontrollieren, ob die Abmeldung sofort wirkt. Nehmen Sie für den Probelauf eigene Testadressen statt echter Kundendaten.

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Weitere Quellen dieser Seite

RFC 8058 – Signaling One-Click Functionality for List Email Headers, IETF / RFC Editor, Abschnitt 1 (Anti-Spam-Software ruft Adressen in Kopfzeilen automatisch ab), Abschnitt 3 (List-Unsubscribe-Post), Abschnitt 4 (DKIM-Signatur) (abgerufen am 25.10.2026)
RFC 6376 – DomainKeys Identified Mail (DKIM) Signatures, IETF / RFC Editor, Abschnitt 1 (Einleitung); Abschnitte 3.3.3, 3.6.2.1, 4, 5.2, Anhang A.2, A.3, C.1 (abgerufen am 02.11.2026)
RFC 9989 – Domain-Based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC), IETF / RFC Editor, Abschnitt 4.7 (Tags np, sp, t, fo, ruf), 4.10 (mehrere DMARC-Einträge werden verworfen), 5.1.4–5.1.7 (Einführung: p=none mit rua, Berichte auswerten, dann über Enforcement entscheiden), 11.6 (externe Berichtsadressen), 9.3 (Registry), Anhang A.6 (Wegfall pct); Abschnitte 4.4, 4.5, 7.1, Anhang A.6 und B.2 (Begriffsseiten) (abgerufen am 02.11.2026)