Newsletter-Vorlage: Aufbau, Gestaltung und Barrierefreiheit

Zuletzt geprüft: 02.11.2026

Keine Rechtsberatung: Rechtliches steht auf dieser Seite nur als wörtliches Zitat aus Gesetz, Urteil oder Behördenpapier, mit Quelle. Wir ordnen es nicht selbst ein; eine Anwältin oder ein Anwalt hat die Seite nicht geprüft. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Eine gute Vorlage spart bei jeder Ausgabe Arbeit und sorgt dafür, dass die festen Angaben im Fuß nie fehlen. Sie muss nicht aufwendig sein: Die meisten Newsletter kommen mit wenigen, gut gemachten Bausteinen aus. Diese Seite beschreibt den Aufbau von oben nach unten und die Punkte, an denen Vorlagen in der Praxis scheitern.

Der Aufbau von oben nach unten

Bereich	Inhalt	Hinweis
Vorschautext	eine Zeile, die den Betreff ergänzt	steht ganz oben im Text, oft unsichtbar gestaltet; siehe Betreffzeile
Kopf	Name oder Logo, Name der Reihe, Ausgabe	Logo mit Alternativtext; keine wichtige Aussage nur im Bild
Hauptthema	Überschrift, zwei bis vier Sätze, ein Link oder Knopf	was den meisten Lesern wichtig ist
Weitere Themen	Blöcke aus Zwischenüberschrift, Kurztext, Link	lieber wenige Themen gut als viele knapp
Kennzeichnung	Hinweis „Anzeige“ bei bezahlten Inhalten	Wortlaut von § 6 Abs. 1 DDG und § 5a Abs. 4 UWG: Pflichtangaben
Fuß	Absender mit Anschrift, Abmeldelink, Platz für feste Hinweise, Link zu den Einstellungen und zur Datenschutzerklärung	feste Bausteine; Gesetzes- und Behördentexte dazu im nächsten Abschnitt

Der Fuß: was Gesetz und Behörden dazu sagen

Der Fuß ist der Teil, den man einmal baut und dann nicht mehr anfasst. Viele Vorlagen enthalten dort Absender und Anschrift, einen Abmeldelink, oft einen Hinweis auf Widerruf oder Widerspruch sowie Links zu den Einstellungen und zur Datenschutzerklärung. Die Stellen aus Gesetz und Behördenpapier, auf die sich diese Bausteine beziehen, im Wortlaut:

Absender. § 6 Abs. 1 DDG verlangt bei kommerziellen Kommunikationen, die digitale Dienste oder Bestandteile davon sind, unter anderem, dass „die natürliche oder juristische Person, in deren Auftrag kommerzielle Kommunikationen erfolgen, klar identifizierbar sein muss“ (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 DDG).¹
Abmeldung. „Eine unzumutbare Belästigung ist stets anzunehmen […] bei Werbung mit einer Nachricht, […] bei der keine gültige Adresse vorhanden ist, an die der Empfänger eine Aufforderung zur Einstellung solcher Nachrichten richten kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.“ (§ 7 Abs. 2 Nr. 3 Buchst. c UWG).² Mehr unter Abmeldung.
Widerspruchsrecht. „Die betroffene Person muss spätestens zum Zeitpunkt der ersten Kommunikation mit ihr ausdrücklich auf das in den Absätzen 1 und 2 genannte Recht hingewiesen werden; dieser Hinweis hat in einer verständlichen und von anderen Informationen getrennten Form zu erfolgen.“ (Art. 21 Abs. 4 DSGVO).³ Die Datenschutzkonferenz schreibt dazu: „Aus Gründen der Nachweisbarkeit empfiehlt es sich, den Hinweis auf das Widerspruchsrecht bei jeder Werbesendung anzubringen.“ (Orientierungshilfe Direktwerbung, Abschnitt 5.2, S. 18).⁴ Für Werbung an Bestandskunden ohne Einwilligung nennt § 7 Abs. 3 Nr. 4 UWG als Voraussetzung², dass „der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen“.
Widerruf einer Einwilligung. „Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. […] Der Widerruf der Einwilligung muss so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein.“ (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)³

Ob der Fuß eines Newsletters, der auf einer Einwilligung beruht, auf den Widerruf, auf den Widerspruch oder auf beides hinweisen soll, beantworten Gesetz und Orientierungshilfe nicht ausdrücklich. Ob ein vollständiges Impressum in den Newsletter gehört, beantworten sie ebenfalls nicht ausdrücklich; die Wortlaute zu Absender und Kennzeichnung stehen unter Pflichtangaben.

Quellen

§ 6 DDG – Besondere Pflichten bei kommerziellen Kommunikationen, Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, § 6 Abs. 1 Nr. 1 und 2, Abs. 2 DDG (abgerufen am 02.11.2026)
§ 7 UWG – Unzumutbare Belästigungen, Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz, § 7 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 2 Nr. 3, Abs. 3 UWG (abgerufen am 02.11.2026)
Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Erwägungsgründe 32, 43, 47, Art. 4, 5, 6, 7, 8, 9, 13, 21, 25 und 28, Europäische Union (EUR-Lex), Erwägungsgründe 32, 43 und 47; Art. 4 Nr. 4 und 11, Art. 5 Abs. 1 lit. c, Art. 6 Abs. 1 (lit. a, b und f), Art. 7 Abs. 1 bis 4, Art. 8 Abs. 1, Art. 9, Art. 13 Abs. 1 und 2, Art. 21 Abs. 2 bis 4, Art. 25 Abs. 2, Art. 28 Abs. 3 DSGVO; zusätzlich Art. 4 Nr. 7, Art. 13 Abs. 1 lit. d, Art. 28 Abs. 1 und 9, Erwägungsgrund 47 Sätze 1, 2 und 4 (abgerufen am 02.11.2026)
Orientierungshilfe der Aufsichtsbehörden zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung unter Geltung der DSGVO (Februar 2022), Datenschutzkonferenz (DSK), Abschnitt 1.1 (Begriff der Werbung, S. 3), 1.3.2 (Praxisfälle Interessenabwägung, Profiling, S. 5), 1.4.1 (Bestandskunden, S. 6), 2.1 (Informationspflichten, S. 7–8), 3.1 (Gestaltung der Einwilligung, S. 10–11), 3.2 (Visitenkarten, S. 11), 3.3 (Double-Opt-In-Verfahren, S. 11–12), 3.4 (Koppelungsverbot, S. 12), 3.5 (Gültigkeitsdauer, S. 13), 3.6 (besondere Kategorien, S. 14), 3.7 (Widerruf, Nachweis, S. 14–15), 4.2 (Impressumsdaten, S. 15), 4.3 (Beipack-Werbung, S. 15), 5.1–5.4 (Werbewiderspruch, S. 17–20); 1.3.1 (Grundsätzliches zur Interessenabwägung, S. 4) (abgerufen am 02.11.2026)

Eine Text-Version gehört dazu

Eine Newsletter-E-Mail besteht technisch meist aus zwei Teilen: einer HTML-Fassung und einer reinen Text-Fassung. RFC 2046 beschreibt dafür den Typ multipart/alternative: Jeder Teil ist eine andere Fassung derselben Information, und das Empfängerprogramm wählt in der Regel die letzte Fassung, die es darstellen kann.⁵ Die Text-Version sollte deshalb denselben Inhalt haben – nicht nur „Ihr Programm kann diese E-Mail nicht anzeigen“. Viele Versandsysteme erzeugen sie automatisch; prüfen Sie das Ergebnis, besonders Links und Listen.

Barrierefreiheit

Newsletter werden auch mit Bildschirmlesern, mit Vergrößerung und mit abgeschalteten Bildern gelesen. Die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.2) gelten für Webinhalte; ihre Grundsätze lassen sich gut auf E-Mails übertragen:

Alternativtexte: Jeder Nicht-Text-Inhalt braucht eine Textalternative mit gleichem Zweck (Erfolgskriterium 1.1.1).⁶ Reine Zierbilder werden so eingebunden, dass Hilfsprogramme sie überspringen können.
Kontrast: Normaler Text sollte ein Kontrastverhältnis von mindestens 4,5 : 1 zum Hintergrund haben, großer Text mindestens 3 : 1 (Erfolgskriterium 1.4.3).⁶
Keine Aussage nur im Bild: Datum, Ort, Preis und Handlungsaufforderung gehören in den Text.
Aussagekräftige Links: „Zum Programm im November“ statt „hier klicken“.
Echte Überschriften und Listen statt fett gesetzter Zeilen und Bindestriche – Bildschirmleser können dann springen.

Dunkelmodus

Viele Menschen lesen E-Mails mit dunklem Farbschema. Webseiten können über das Merkmal prefers-color-scheme erkennen, ob jemand ein helles oder dunkles Farbschema bevorzugt (W3C Media Queries Level 5).⁷ Postfachprogramme setzen das unterschiedlich um: Manche übernehmen Ihre Angaben, andere färben die E-Mail selbst um. Daraus folgt für die Vorlage:

Logos mit transparentem Hintergrund brauchen einen Rand oder eine Fläche, damit dunkle Schrift auf dunklem Grund nicht verschwindet.
Farben nicht nur im Bild verwenden, sondern als Text- und Hintergrundfarbe angeben.
Testen Sie jede neue Vorlage in mindestens einem Programm mit Dunkelmodus.

Auf dem Telefon lesbar

Rechnen Sie damit, dass Ihr Newsletter auch auf dem Telefon gelesen wird. Bewährt haben sich eine einspaltige Anordnung, ausreichend große Schrift, Knöpfe, die sich mit dem Finger treffen lassen, und genug Abstand zwischen Links. Mehrspaltige Layouts sollten auf schmalen Bildschirmen untereinander rutschen.

Typische Fehler in Vorlagen

Abmeldelink in heller Schrift und winziger Größe – er soll gefunden werden, sonst klicken Leser auf „Spam melden“.
Die ganze E-Mail als ein einziges Bild.
Leere Platzhalter („Hallo ,“), weil Ersatzwerte fehlen; siehe Segmentierung und Personalisierung.
Veraltete Angaben im Fuß nach einem Umzug oder Namenswechsel.

Bausteinliste für Ihre Vorlage

Vorschautext-Feld
Kopf mit Name und Alternativtext für das Logo
Block „Hauptthema“ mit Überschrift, Text und Knopf
Block „weiteres Thema“, beliebig oft
Baustein „Anzeige“ für bezahlte Inhalte
Fuß mit Absender, Anschrift, Abmeldelink, Einstellungen, Datenschutz und Platz für feste Hinweise
Text-Version mit vollständigem Inhalt
Geprüft: Telefon, Rechner, Dunkelmodus, Bilder aus