Zuletzt geprüft:
Keine Rechtsberatung: Rechtliches steht auf dieser Seite nur als wörtliches Zitat aus Gesetz, Urteil oder Behördenpapier, mit Quelle. Wir ordnen es nicht selbst ein; eine Anwältin oder ein Anwalt hat die Seite nicht geprüft. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Newsletter für Vereine
Für viele Vereine ist die E-Mail der wichtigste Draht zu den Mitgliedern: Termine, Einladungen zur Versammlung, Berichte aus den Abteilungen. Dazu kommen oft Menschen, die keine Mitglieder sind – Eltern, Förderer, Zuschauer, Interessierte. Diese Seite stellt nebeneinander, was der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI) in seiner Orientierungshilfe „Datenschutz im Verein nach der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)“ (Stand 24.06.2020), die Datenschutzkonferenz (DSK) und die Gesetze zu diesen Gruppen sagen – im Wortlaut, ohne eigene Einordnung.
DSGVO und Verein: was die Orientierungshilfe sagt
Die Orientierungshilfe aus Baden-Württemberg schreibt in Abschnitt 1.1:
„Verarbeitet ein Verein (Verband) ganz oder teilweise automatisiert personenbezogene Daten seiner Mitglieder und sonstiger Personen oder erfolgt eine nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen, ist nach Art. 2 Abs. 1 DS-GVO deren Anwendungsbereich eröffnet.
Unerheblich ist dabei, ob der Verein ins Vereinsregister eingetragen ist und damit eine eigene Rechtspersönlichkeit besitzt, oder ob es sich um einen nicht rechtsfähigen Verein handelt.“
— LfDI Baden-Württemberg, Datenschutz im Verein, Abschnitt 1.11
Zu den personenbezogenen Daten zählt sie unter anderem „Familienstand, Zahl der Kinder, Beruf, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift“ (Abschnitt 1.2).1
Rundbrief an die eigenen Mitglieder: zwei Behördentexte nebeneinander
LfDI Baden-Württemberg: „Ein Verein darf aufgrund des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO beim Vereinsbeitritt (Aufnahmeantrag oder Beitrittserklärung) und während der Vereinsmitgliedschaft nur solche Daten von Mitgliedern erheben, die für die Begründung und Durchführung des zwischen Mitglied und Verein durch den Beitritt zustande kommenden rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses erforderlich sind. Damit dürfen alle Daten erhoben werden, die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder (wie etwa Name, Anschrift, in der Regel auch das Geburtsdatum, ferner Bankverbindung, Bankleitzahl und Kontonummer) notwendig sind.“ (Abschnitt 2.1)1
LfDI Baden-Württemberg: „Die Daten seiner Vereinsmitglieder darf der Verein nur für Spendenaufrufe und für Werbung zur Erreichung der eigenen Ziele des Vereins nutzen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO). Die Nutzung von Mitgliederdaten für die Werbung Dritter ist ohne Einwilligung der Mitglieder (s. o. Nr. 1.3.4) grundsätzlich nicht zulässig.“ (Abschnitt 4.3)1
Datenschutzkonferenz: „Zum anderen ist Werbung aber auch die Kontaktaufnahme durch Parteien, Verbände und Vereine oder karitative und soziale Organisationen mit betroffenen Personen, um ihre Ziele bekannt zu machen oder zu fördern (siehe zur Werbung von politischen Parteien z. B. BVerfG-Beschluss vom 01.08.2002, 2 BvR 2135/01).“ (Orientierungshilfe Direktwerbung, Februar 2022, Abschnitt 1.1, S. 3)2
Ob Einladungen, Termine und Vereinsnachrichten per E-Mail an Mitglieder zur „Betreuung und Verwaltung der Mitglieder“ im Sinne der Orientierungshilfe aus Baden-Württemberg gehören oder unter den Werbebegriff der DSK fallen, beantworten die beiden Texte nicht ausdrücklich.
Ebenso offen bleibt die Einordnung im Wettbewerbsrecht. § 7 Abs. 1 Satz 1 UWG lautet: „Eine geschäftliche Handlung, durch die ein Marktteilnehmer in unzumutbarer Weise belästigt wird, ist unzulässig.“ (§ 7 Abs. 1 UWG)3 Eine geschäftliche Handlung ist nach dem Gesetz „jedes Verhalten einer Person zugunsten des eigenen oder eines fremden Unternehmens vor, bei oder nach einem Geschäftsabschluss, das mit der Förderung des Absatzes oder des Bezugs von Waren oder Dienstleistungen oder mit dem Abschluss oder der Durchführung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen unmittelbar und objektiv zusammenhängt“ (§ 2 Abs. 1 Nr. 2 UWG).4 Ob ein Vereins-Rundbrief eine geschäftliche Handlung in diesem Sinne ist, beantwortet das Gesetz nicht ausdrücklich.
Newsletter an Nicht-Mitglieder
Für Daten von Personen, die nicht Mitglied sind, schreibt die Orientierungshilfe aus Baden-Württemberg:
„Daten Dritter, die dem Verein bekannt sind, etwa von Personen, die regelmäßig Eintrittskarten für Spiele beziehen, darf der Verein für Werbezwecke nutzen, wenn diese entweder darin eingewilligt haben (s.o. Nr. 1.3.4) oder der Verein berechtigte Interessen an der Nutzung zu Werbezwecken hat und keine Interessen oder Grundrechte des Dritten überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). […] Telefonische Werbung bei Dritten ist ohne ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen nicht zulässig, ebenso wenig in der Regel E-Mail-Werbung.“
— LfDI Baden-Württemberg, Datenschutz im Verein, Abschnitt 4.31
Wie ein Anmeldeverfahren mit Bestätigungs-E-Mail abläuft und was der Bundesgerichtshof dazu ausgeführt hat, steht auf der Seite Einwilligung und Double-Opt-In; zur Abmeldung siehe Abmeldung.
Kein offener Verteiler
Ein häufiger Fehler im Vereinsalltag: Die Rundmail geht aus dem normalen Postfach an alle Mitglieder, mit allen Adressen im Feld „An“ oder „CC“. Damit sieht jede Empfängerin und jeder Empfänger alle anderen Adressen – und kann die Liste weiterverwenden.
Üblich sind:
- Blindkopie (BCC) für alle Empfänger, wenn es beim normalen Postfach bleibt – und dabei jedes Mal genau hinsehen, in welchem Feld die Adressen stehen,
- eine Mailingliste oder ein Versandsystem, bei dem Empfänger die Adressen der anderen nicht sehen und sich selbst abmelden können.
Zu Dienstleistern schreibt die Orientierungshilfe aus Baden-Württemberg: „Der Verein kann auch eine Firma beauftragen, mit Hilfe der Daten, die ihr der Verein im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung zugänglich macht, solche Werbemaßnahmen durchzuführen (s. o. Nr. 3.2). Dabei ist die eingeschaltete Firma zu verpflichten, sowohl die vom Verein überlassenen, als auch die bei der Werbeaktion erhobenen Daten nicht für eigene Zwecke - insbesondere für Werbeaktionen für Dritte - zu nutzen und sämtliche Daten nach Abschluss der Aktion vollständig an den Verein abzuliefern.“ (Abschnitt 4.3)1 Und an anderer Stelle: „Durch die Inanspruchnahme von Dienstleistungen der Post (Briefversand) oder des Betreibers eines Mailservers (beim Versenden von E-Mails) kommt keine Datenverarbeitung im Auftrag zustande.“ (Abschnitt 3.2)1
Art. 28 Abs. 3 Satz 1 DSGVO beginnt: „Die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter erfolgt auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten, der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet […]“ (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).5 Ob ein bestimmtes Newsletter-Versandsystem als Auftragsverarbeiter tätig wird, beantworten die zitierten Texte nicht ausdrücklich.
Abmeldung und Widerspruch
Die DSGVO sagt: „Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen […]“ (Art. 21 Abs. 2 DSGVO)5 und: „Die betroffene Person muss spätestens zum Zeitpunkt der ersten Kommunikation mit ihr ausdrücklich auf das in den Absätzen 1 und 2 genannte Recht hingewiesen werden; dieser Hinweis hat in einer verständlichen und von anderen Informationen getrennten Form zu erfolgen.“ (Art. 21 Abs. 4 DSGVO)5
Aus der Praxis: Manche Vereine trennen Vereinsinformationen wie die Einladung zur Mitgliederversammlung von einem freiwilligen Newsletter mit Berichten und Spendenaufrufen. Dann kann ein Mitglied den Newsletter abbestellen und erhält trotzdem die Einladung zur Versammlung.
Kinder und Jugendliche
Viele Vereine haben minderjährige Mitglieder. Die Orientierungshilfe aus Baden-Württemberg schreibt zur Einwilligung:
„Eine starre Altersgrenze in Bezug auf die Einwilligungsfähigkeit kennt die DS-GVO außerhalb des Art. 8 DS-GVO (diese Vorschrift gilt nur im Zusammenhang mit kindorientierten Telemedien, wie z.B. an Kinder gerichtete Onlineshops und -spiele) nicht. Kinder und Jugendliche können daher in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten selbst einwilligen, wenn sie in der Lage sind, die Konsequenzen der Verwendung ihrer Daten zu übersehen und sich deshalb auch verbindlich dazu zu äußern. Maßgeblich ist der jeweilige Verwendungszusammenhang der Daten und der Reifegrad bzw. die Lebenserfahrung des Betroffenen. Bei Kindern unter 13 Jahren ist regelmäßig davon auszugehen, dass sie die Konsequenzen der Verwendung ihrer Daten nicht übersehen können. Ist die Einsichtsfähigkeit zu verneinen, ist die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten nur mit Einwilligung seines Sorgeberechtigten zulässig.“
— LfDI Baden-Württemberg, Datenschutz im Verein, Abschnitt 1.3.41
Zu Abwägungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO heißt es dort: „Bei Kindern unter 16 Jahren überwiegen hierbei regelmäßig die schutzwürdigen Interessen des betroffenen Kindes, im Alter zwischen 16 und 18 Jahren kann hingegen eine Abwägung mit anderen Interessen erfolgen.“ (Abschnitt 2.1)1
Art. 8 Abs. 1 Unterabs. 1 DSGVO lautet: „Gilt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a bei einem Angebot von Diensten der Informationsgesellschaft, das einem Kind direkt gemacht wird, so ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Kindes rechtmäßig, wenn das Kind das sechzehnte Lebensjahr vollendet hat. Hat das Kind noch nicht das sechzehnte Lebensjahr vollendet, so ist diese Verarbeitung nur rechtmäßig, sofern und soweit diese Einwilligung durch den Träger der elterlichen Verantwortung für das Kind oder mit dessen Zustimmung erteilt wird.“ (Art. 8 Abs. 1 DSGVO)5
Ob ein Vereinsnewsletter ein Angebot von Diensten der Informationsgesellschaft im Sinne von Art. 8 DSGVO ist, beantworten die zitierten Texte nicht ausdrücklich.